laptop on the desk

از یک سیستم حضور غیاب چه انتظاراتی دارید؟

پیش از شروع این مطلب لازم است با چند مفهوم ساده در رابطه با سیستم‌های اداری آشنا شوید؛ سیستم حضور غیاب، سیستم HR یا منابع انسانی و نرم افزارهای ردیابی زمان از جمله‌ی این سیستم‌ها هستند. اما پاسخ این سوال که هرکدام چه عملکردی خواهند داشت، را می‌توانید در ادامه‌ی این مطلب مطالعه کنید.

سیستم حضور غیاب

نرم افزاری است که برای ثبت ساعات کاری کارمندان تعبیه شده‌ است. این سیستم برای ثبت و جمع‌آوری سوابق حضور و عملکرد پرسنل جهت محاسبه‌ی حقوق آنان مورد استفاده قرار می‌گیرد. سامانه حضور غیاب برای هر شرکتی با هر تعداد پرسنل نیاز است.

نیاز به سیستم حضور غیاب در سازمان ها

ردیابی زمان

از جمله ابزارهای سیستم حضور غیاب که بیشتر بر این موضوع متمرکز است که یک کارمند چگونه کار می کند؟ در واقع این سیستم زمان سنجی با هدف ردیابی مدت زمان انجام کار توسط هر کارمند طراحی شده است. با استفاده از این سیستم کارمندان می‌توانند بررسی کنند که برای هر پروژه چه مدت زمانی صرف شده است. در واقع این سیستم به بهبود مهارت‌های مدیریت زمان توسط پرسنل کمک کند. همینطور کارفرما متوجه می‌شود عملکرد هر فرد به چه صورتی است و چه بازدهی ارائه می‌دهد.

خواسته کارفرما از سیستم حضور غیاب

با دانستن این مفاهیم درک بهتری از انواع سیستم حضور غیاب و مدیریت پروژه پیدا می‌کنید. در این مطلب مهم‌ترین انتظاراتی که عمده‌ی کارفرمایان از سیستم‌های نوین حضور غیاب دارند، ذکر شده است:

بالا بردن بازدهی شرکت‌ها

انواع نرم افزار حضور غیاب به صرفه‌جویی در زمان کارمندان کمک می‌کند. با وجود این سیستم‌ها دیگر نیازی جمع آوری داده‌های دست نویس و محاسبات طولانی ندارد. چرا که سیستم‌های نوین جایگزین بخش عظیمی از اسناد کاغذی هستند. انتظار می‌رود افرادی که در این سمت‌ها مشغول بودند، از زمان خود برای انجام کارهای مفیدتر و پربازده‌تری استفاده کنند.

کم کردن خطاهای انسانی

یکی از مهم‌ترین دلایل استقبال از سیستم حضور غیاب آنلاین، حذف خطاهای انسانی است. اشتباهات کوچکی که گاها منجر به حادثه‌های بزرگ‌تری می‌شود. جبران این ضررها ممکن است بسیار سنگین‌تر باشند. انتظار می‌رود این سیستم‌های نوین بسیاری از مشکلات ریز و درست را حل کند. چرا که در آنها جایی برای خطا کردن وجود ندارد.

مستندات خودکار

ذخیره‌ی بسیاری از داده‌ها در بانک اطلاعاتی برای شرکت‌ها مفید است. این اطلاعات به طور کامل ثبت می‌شوند و غیر قابل دستکاری هستند. این نوع داده‌های ثبت شده در شرایط بروز هرنوع مشکلی، به عنوان مستندات قابل اعتماد می‌تواند مورد استفاده قرار گیرد.

امنیت بیشتر

امنیت یکی از مهم‌ترین نیازهای هر شرکتی است. سامانه‌های حضور و غیاب به نحوی تامین کننده‌ی این امنیت هستند. زمانی که زمان دقیق ورود و خروج افراد پرسنل ثبت و ذخیره می‌شود، مدیران کنترل بیشتری بر وضعیت شرکت و وقایع روزانه خواهند داشت. از این رو نرم‌افزارهای حضور و غیاب مورد استقبال بسیاری از مدیران کسب‌وکارها قرار گرفته است. این سیستم‌ها باید به شکلی طراحی شوند که قابل کپی کردن نباشد. کمپانی‌های بزرگ‌تر که دارای سرمایه‌های مالی و اطلاعاتی گسترده‌تری هستند، نگرانی بیشتری از نظر امنیت اطلاعات خود دارند. سیستم‌های بیومتریک امروزه فضای امن‌تری برای شرکت‌ها و سازمان‌ها فراهم می‌کنند. چرا که داده‌های بیومتریک نظیر دستگاه تشخیص چهره و اثر انگشت به هیچ عنوان قابل سرقت و کلاه‌برداری نیستند.

مدیریت زمان

یکی از مهم‌ترین فاکتورهای تاثیرگذار در موفقیت و پیشرفت کسب‌وکارها، مدیریت زمان است. مدیریت صحیح زمان امروزه به یکی از چالش‌های مهم در بسیاری از شرکت‌ها تبدیل شده است. به همین دلیل کارفرما انتظار دارد این سیستم‌های حضور و غیاب توانایی مدیریت صحیح زمان را داشته باشند. زمان‌هایی که می‌توان برای کارهای مهم‌تری صرف کرد.

کنترل اعضا از راه دور

مدیریت کارمندان کار ساده‌ای نیست. به ویژه زمانی که اعضا در دورکاری به سر می‌برند. در شرایط بحرانی کنونی تعداد افرادی که به دورکاری روی آورده‌اند، بیش از گذشته است. در چنین شرایطی مدیران به سیستمی نیازمندند است که عملکرد اعضا را از راه دور کنترل کند. سیستم‌های ردیابی زمان با امکانات متعددی که در اختیار دارند، این هدف را تحقق می‌بخشند. امکاناتی که سیستم حضور غیاب آنلاین در اختیار مدیران قرار می‌دهد، آنان را قادر می‌سازد موقیت مکانی کارمندان را در ساعات کاری بررسی کنند. همچنین با ابزار ردیابی زمان عملکرد پرسنل را در طول این مدت ارزیابی نمایند. این حد از کنترل، منجر به افزایش بهره‌وری کارمندان خواهد شد.

منبع:

https://www.sumhr.com/blog/time-and-attendance-software-what-should-you-expect

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا