attendance device

دستگاه های حضور و غیاب

هدف ما در این مقاله معرفی انواع دستگاه های حضور و غیاب می باشد. از زمان های گذشته تا کنون حضور و غیاب پرسنل و مدت زمان حضور افراد در محل کار اهمیت بسزایی دارد. حضور و غیاب پرسنل در محاسبه حقوق و دستمزد، امور مالی و… بسیار مهم است. در گذشته از روش های کاغذی برای این امر استفاده  می شد. گاهی ممکن بود محاسبه حقوق و دستمزد افراد چندین روز به طول انجامد که باعث افزایش سطح نارضایتی کارکنان می گردد. پس از آن با ظهور کامپیوتر انواع سیستم های حضور و غیاب به وجود آمدند و انواع دستگاه های حضور و غیاب به بازار عرضه شدند. استفاده از سیستم های حضور و غیاب باعث راحت تر شدن مدیریت و کنترل و نظارت بر کارکنان می شود. استفاده از این سیستم ها نیز باعث دقیق تر بودن و مسئولیت پذیری بیشتر و افزایش کارایی پرسنل شده است.

چندین روش مختلف برای ثبت حضور و غیاب کارکنان وجود دارد:

کاغذ

در گذشته برای حضور و غیاب پرسنل و موارد دیگر از روش های کاغذی استفاده می شد. در این روش از دفاتر استفاده می کردند و مواردی که هر سازمان یا شرکتی به آن نیاز داشت تکمیل می کردند. اما این روش مشکلات زیادی را به همراه داشت. از جمله این مشکلات گم شدن کاغذها یا خرابی آنها بود.

kaghaz

ساعت زمان سنج

در این روش لازم است که افراد کارت شناسایی خود را به همراه داشته باشند. از مشکلات این این روش می توان به فراموش کردن کارت شناسایی و هزینه های گزاف نصب و راه اندازی اشاره نمود.

clock

برنامه های کامپیوتری مانند اکسل

در این روش باید از افرادی که با کامپیوتر آشنایی دارند استفاده کرد. همچنین می توان با فرمول نویسی حقوق و دستمزد پرسنل را به سادگی محاسبه نمود.

نرم افزارها و دستگاه های حضور و غیاب

بهترین روش موجود استفاده از نرم افزارها و دستگاه های حضور و غیاب می باشد. نرم افزار های حضور و غیاب به راحتی با نرم افزار های دیگر از جمله حقوق و دستمزد منطبق می شوند.

دستگاه های حضور و غیاب

از جمله بهترین روش های کنترل تردد ورود و خروج پرسنل استفاده از دستگاه های حضور و غیاب می باشد. دستگاه های حضور و غیاب از دو بخش فیزیکی و کامپیوتری ساخته می شوند. ابتدا اطلاعات در حافظه دستگاه ذخیره شده، سپس این اطلاعات اسکن و پردازش شده و به نرم افزارها انتقال داده می شوند. این دستگاه ها با توجه نوع و مدلشان دارای ویژگی های متفاوتی می باشند. اطلاعات مهم هر کاربری مانند زمان ورود، خروج، مرخصی و … را در خود دخیره می کنند. این دستگاه ها باعث می شوند تا مدیران بر عملکرد کارکنان از جمله غیبت ها، ورودهای دیرهنگام، خروج های زود هنگام و … نظارت داشته باشند. به طور کلی استفاده از دستگاه های حضور و غیاب  باعث ایجاد نظم در کار شده و اطلاعات را به نرم افزارهای حضور و غیاب، حقوق و دستمزد و مالی ارسال می کنند.

در ابتدا باید به دستگاه ها اطلاعات هر فرد، با توجه به اینکه از چه نوع دستگاهی استفاده می شود، را داد. دستگاه ها دارای سیستم های ورودی هستند که اطلاعات را دریافت می کنند. اطلاعات می توانند رمز، چهره، کارت و… باشد. پس از دریافت، اطلاعات را با اسکن های ذخیره شده در حافظه آنالیز کرده و اطلاعات تصویری را به اطلاعات رمزنگاری شده تبدیل می کند. 

ATTENDANCE

میبینیم که در این روش هیچ انسانی دخالت ندارد و همه ی رویه حضور و غیاب به صورت خودکار انجام میشود. برخی مزایای استفاده از دستگاه های حضور و غیاب به شرح زیر می باشد:

  • ثبت دقیق زمان ورود و خروج پرسنل و ارائه گزارشات به مدیریت
  • جلوگیری از دخالت های انسانی و کاهش خطای انسانی در ثبت زمان ورود و خروج
  • امکان گرفتن خروجی و پشتیبانی از سیستم برای شرایط بحرانی
  • امکان آنالیز اطلاعات بر اساس دوره های زمانی
  • سهولت در نصب و راه اندازی دستگاه حضور و غیاب

از اهداف مهم دستگاه های حضور و غیاب می توان به 3 مورد زیر اشاره کرد:

تشخیص هویت پرسنل

برای تشخیص هویت پرسنل از روش های تشخیص چهره، اثرانگشت، کارت و … استفاده می شود. ممکن است استفاده از کارت یا رمز باعث ایجاد مشکلاتی در تردد پرسنل شود. با توجه به اینکه چهره، اثرانگشت، عنبیه چشم و کف دست هر شخص منحصر بفرد می باشد، این روش ها اطمینان خاطر بیشتری را به مدیران می دهد و امروزه استفاده از آنها بسیار رواج پیدا کرده است.

HOVIAT

افزایش امنیت

با استفاده از محدودیت های قابل اعمال می توان امنیت را افزایش داد. این محدودیت ها می توانند شامل محدودیت تعریف پرسنل، محدودیت زمانی تردد پرسنل، محدودیت ورود مهمانان و … باشند.

محدودیت تردد

می توان گفت ایجاد محدودیت در تردد هدف اصلی استفاده از سیستم های حضور و غیاب می باشد. میزان محدودیت اعمال شده با توجه به نوع و اهمیت مکان ها متفاوت است. به طور مثال محدودیت های ایجاد شده در مراکز نظامی و امنیتی با مجتمع های رفاهی متفاوت هستند. این محدودیت ها را می توان به دو گروه محدودیت های زمانی و مکانی تقسیم بندی نمود. محدودیت های مکانی همان مکان هایی هستند که دستگاه های حضور و غیاب پرسنل در آن محل های نصب می شوند. امکان ثبت تردد در مکان های دیگر وجود ندارد. محدودیت های زمانی شامل شیفت ها و برنامه های زمانی تعیین شده توسط مدیران هستند.

دستگاه های حضور و غیاب به 7 روش زیر یا ترکیبی از آنها وجود دارند:

دستگاه های پانچی

ابتدایی ترین روش حضور و غیاب استفاده از دستگاه حضور و غیاب پانچی بود. روش استفاده از این دستگاه ها به این شکل بود که کارت را در اسلات مخصوص قرار می دادند و تاریخ و ساعت ورود و خروج ثبت می شد. این کارت ها به صورت یک ماهه بودند. 

punch

در پایان ماه کارت ها برای محاسبات مالی و حقوق و دستمزد جمع آوری می شدند. برای ثبت حضور و غیاب ماه های آینده باید کارت های دیگری تهیه می شد. علاوه بر ایجاد هزینه های گزاف، این روش در سازمان ها با تعداد پرسنل زیاد کار بسیار دشوار و طاقت فرسایی بود. همچنین در این روش احتمال خطاهای انسانی وجود داشت. 

دستگاه های کارتی

با ظهور تکنولوژی و کامپیوترها دیگر از دستگاه های پانچی استفاده نمی شد. این دستگاه ها جای خود را به دستگاه های کارتی دادند. اکنون این روش هم جز روش های قدیمی محسوب می شود. در ابتدا ثبت تردد به این شکل بود که کارت ها را در دستگاه ها می کشیدند اما امروزه استفاده از کارت های بدون تماس و کارت های RFID و … محبوبیت بیشتری بین کاربران دارند.

card

البته نگرانی ها و مشکلاتی برای استفاده از کارت وجود دارد. می توان به مشکلات جابجایی کارت ها و ثبت تردد شخصی توسط کاربر دیگر و فراموش یا گم کردن کارت ها اشاره نمود. 

می توان کارت ها را به دو دسته تقسیم نمود:

– کارت های تماسی: برای ثبت ورود و خروج باید این کارت ها با دستگاه های حضور و غیاب تماس داشته باشند. کارت های تماسی شامل کارت های مغناطیسی و بارکد دار هستند.

– کارت های بدون تماس: کارت های بدون تماس کارت هایی هستند که در مجاورت دستگاه ها در فاصله چند سانتی متری قرار می گیرند. دستگاه ها از این فاصله اطلاعات کارت را دریافت می کنند. /فته می شود حداقل فاصله مورد نیاز بین کارت و دستگاه 10 سانتی متر می باشد. از رایج ترین کارت های بدون تماس می توان به کارت های RFID و کارت های مایفر اشاره کرد.

دستگاه های دارای کد و رمز ورود

یکی دیگر از روش های ثبت تردد پرسنل هر سازمان و شرکتی استفاده از دستگاه های کد دار و رمز عبور می باشد. روش کار بدین شکل است که برای هر کاربر کد پرسنلی و رمز عبور مشخص می گردد. تمامی این اطلاعات را باید در دستگاه حضور و غیاب دارای رمز ورود ثبت و ذخیره کرد.

pass

پس از آن هر کاربری می تواند با استفاده از کد خودش ترددش را ثبت کند. برخی از این دستگاه ها دارای صفحه کلید فیزیکی و برخی دارای صفحه کلید لمسی هستند. از معایب این روش فراموشی رمز عبور و کد پرسنلی توسط کاربران و زمان بر بودن وارد کردن اطلاعات به دستگاه می باشد. 

دستگاه های اثرانگشت

در این دستگاه ها ثبت تردد به وسیله اثراگشت پرسنل انجام می شود. در این روش ابتدا اثرانگشت پرسنل تعریف و ذخیره می شود. هنگان ثبت تردد اثرانشگت شخص را گرفته و با اثرانگشت ذخیره شده قبلی مقایسه می گردد. در صورت تطابق تردد ثبت شده و در صورت مغایرت دستگاه خطا می دهد. اثرانگشت هر شخص منحصر بفرد است به همین دلیل امنیت استفاده از این دستگاه ها بسیار بالاست. با این وجود برخی از کسب و کارها ترجیح می دهند به دلیل ایجاد و شیوع بیماری های مختلف از دستگاه هایی با سنسور اثرانگشت استفاده نکنند. این دستگاه ها از نظر دریافت تصویر به دو نوع سنسورهای خازنی و سنسورهای نوری تقسیم می شوند. هزینه دستگاه های اثرانگشتی نسبت به سایر دستگاه ها کمتر می باشد. اگر شرکتی دارای چند شعبه باشد استفاده از این نوع دستگاه ها در مجموع هزینه کمتری در پی خواهد داشت. 

finger

دستگاه های تشخیص چهره

عملکرد کلی این دستگاه ها با دستگاه های اثرانگشت یکسان می باشد، به این طریق که بجای اثرانگشت چهره افراد ثبت و ذخیره می شود. در دستگاه های تشخیص چهره در هنگام تعریف پرسنل از چهره و صورت افراد از زوایای مختلف عکس گرفته و ثبت می شود. این سیستم ساختار صورت از جمله فاصله بین چشم ها، دهان، بینی و لبه های فک را اندازه گیری می کند، سپس در یک پایگاه داده ذخیره می کند. طول فاصله صورت با دوربین ها برای هر دستگاهی متفاوت می باشد. 

face

دستگاه های تشخیص عنبیه چشم

این دستگاه ها از جدیدترین تکنولوژی های روز دنیا هستند. یکی از ویژگی های بیولوژیکی که برای هر شخص منحصر بفرد است عنبیه چشم می باشد. بیشتر سازمان های نظامی و امنیتی از این دستگاه ها استفاده می کنند. همچنین هزینه تهیه آنها بسیار زیاد می باشد و مناسب شرکت هایی با جمعیت کم نمی باشد. خطوط عنبیه چشم انسان ها به قدری پیچیده است که امکان جعل کردن آن غیرممکن است. همچنین در طول عمر این ویژگی در انسان ها ثابت باقی می ماند.

eyes

دستگاه های شناسایی کف دست

در حال حاضر جدیدترین دستگاه حضور و غیاب، دستگاه تشخیص کف دست است. الگوریتم و خطوط کف دست افراد در این دستگاه ها ثبت و ذخیره می شوند. این دستگاه ها حتی در نور کم می توانند کف دست افراد را تشخیص دهند. افراد دست خود را در مقابل دوربین هوشمند قرار می دهند و بدون اینکه دکمه یا صفحه ای را لمس کنند ورود و خروج آنها ثبت می شود. از این دستگاه ها به عنوان دستگاه های کنترل تردد هم می توان استفاده نمود.

blank

انتخاب دستگاه مناسب

هر دستگاهی فارغ از نوع و مدل آنها دارای ویژگی های متفاوتی هستند. با توجه این ویژگی ها باید دستگاه مورد نیاز و قابل استفاده برای شرکت و سازمان را خریداری نمود. برخی از این ویژگی ها عبارتند از:

1. تعداد پرسنل: با توجه به تعداد پرسنل شرکت ها و سازمان ها و محدودیت های تعریف پرسنل در دستگاه های حضور و غیاب باید دستگاه متناسب را تهیه نمود.

2. تعداد تردد: برای انتخاب دستگاه مناسب باید به تعداد ترددی که دستگاه می تواند ذخیره کند توجه نمود. اگر در سازمانی تعداد ترددها بسیار زیاد باشد بهتر است از دستگاه هایی با تعداد تردد زیاد انتخاب نمود و بالعکس.

3. تعداد شعب: ممکن است برخی شرکت ها دارای شعب و نمایندگی های متعددی در سطح شهر یا کشور باشند. برای اینگونه کسب و کارها باید از سیستم های حضور و غیاب با قابلیت تعریف چند محل کار استفاده کرد.

4. سرعت شناسایی پرسنل: اگر تعداد پرسنل زیادی دارید و ممکن است همزمان برای ثبت ورود و خروج خود اقدام کنند بهتر است از دستگاه هایی که سرعت شناسایی بالایی دارند استفاده کرد.

5. قیمت دستگاه: با توجه به 4 ویژگی ذکر شده در بالا و برند و مدل دستگاه، قیمت ها متفاوت هستند. گارانتی، خدمات پس از فروش، روش شناسایی و پورت های خروجی از دیگر عوامل تاثیرگذار بر روی قیمت ها می باشد.

برندهای مطرح دستگاه های حضور و غیاب

برند سوپریما

شرکت سوپریما از معروف ترین برند ها در زمینه حضور و غیاب می باشد. این شرکت در کره جنوبی واقع شده است. شرکت سوپریما دارای چند مدل دستگاه است. جامعه هدف آن نیز شرکت ها و صنعت، بیمارستان ها و کسب و کارهای کوچک می باشد.

برند virdi

برند ویردی از جدیدترین برندهای دستگاه حضور و غیاب می باشد. مدت زمان ورود به بازار آن طولانی نیست اما توانسته در این مدت زمان کم رقابت خوبی با برندهای مطرح داشته باشد.

برند ZK

این فعالیت خود را بر اساس الگوریتم اثرانگشت شروع کرد. اولین شرکت این برند در کشور چین تاسیس شد. از اخرین محصولات آن می توان به دستگاه های ایکس ری و دستگاه های پیشرفته تشخیص اثرانگشت اشاره کرد.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا