attendance

نرم افزارهای حضور و غیاب پرسنل

سیستم حضور و غیاب، راهکاری برای ثبت و ذخیره سازی تردد ها و زمان ورود و خروج کارکنان و ارائه گزارشات متنوع است. زمانی که صحبت از حضور و غیاب پرسنل می شود بیشتر افراد به دستگاه های حضور و غیاب می اندیشند. در حالی که سیستم حضور و غیاب از دو بخش دستگاه حضور و غیاب و نرم افزارهای حضور و غیاب پرسنل تشکیل شده است. البته اپلیکیشن ها و نرم افزارهای آنلاین هم در حوزه ی حضور و غیاب قرار دارند که دیگر نیازی به دستگاه ندارند. اهمیت نرم افزارها بیشتر از دستگاه می باشد. امروزه بیشتر کسب و کارها به سوی استفاده از نرم افزارها و اپلیکیشن های آنلاین و تحت وب پیش می روند.

attendance

مهم ترین امکانات نرم افزار حضور و غیاب

تعاریف و تنظیمات اولیه (اطلاعات پایه)

 

در نرم افزارهای حضور و غیاب پرسنل باید بخش های متنوعی تکمیل شود. در این بخش اطلاعات اولیه مانند مشخصات پرسنل، شیفت ها، محل کارها و… تعریف می شوند. مهمترین بخش های این قسمت عبارتند از:

etelaat

اطلاعات پرسنل

در این بخش مشخصات پرسنلی مانند نام و نام خانوادگی، شماره موبایل، ایمیل، جنسیت، واحد مربوطه، شماره پرسنلی، شیفت مربوطه و… تعریف می شود. هر کدام از این اطلاعات با توجه به نوع نرم افزار حضور و غیاب متفاوت است.

شیفت های کاری

هر کسب و کاری حداقل یک شیفت دارد. به وسیله شیفت، زمان و الگوی کاری پرسنل مشخص می شود. در این بخش می توان انواع شیفت ها را با توجه به نوع کار پرسنل تعریف کرد.

ثبت تعطیلات رسمی

معمولا تعطیلات رسمی به صورت پیش فرض در تقویم کاری نرم افزار تعیین شده که مدیر می تواند آن را فعال یا غیرفعال کند. همچنین می توان روزهای دیگری را به عنوان تعطیلی تعریف نمود.

ارتباط با دستگاه حضور و غیاب

بیشتر نرم افزارهای حضور و غیاب پرسنل امکان اتصال و کار با دستگاه های حضور و غیاب را نیز دارند. در این بخش مشخصات مربوط به ارتباط با دستگاه ها مشخص می شود. همچنین در این بخش می توان تنظیمات مربوط به انتقال اطلاعات از دستگاه به نرم افزار را تغییر داد.

blank

مشاهده و اصلاح ترددها

ثبت و اصلاح تردد

می توان اطلاعات مربوط به تردد کارکنان را به نرم افزار انتقال داده و در آن ذخیره نمود. این اطلاعات قابل دسترسی و مشاهده هستند. در صورت نیاز می توان آنها را اصلاح کرد. (حذف تردد، ویرایش تردد، ایجاد تردد جدید)

ثبت مرخصی و ماموریت

مرخصی و ماموریت روزانه کارکنان بر روی دستگاه ها ثبت نمی شوند. کارکنان از نرم افزار حضور و غیاب برای ثبت مرخصی و ماموریت استفاده می کنند.

گزارشات

می توان گفت مهم ترین بخش نرم افزار گزارشات آن می باشد. نتیجه نهایی استفاده از سیستم حضور و غیاب و تردد پرسنل را در بخش گزارشات می توان مشاهده نمود. در این بخش می توان انواع گزارشات روزانه، ماهیانه و سالیانه را به تفکیک مرخصی، ماموریت، اضافه کاری و…. یا همه ی موارد با هم را مشاهده کرد. همچنین می توان از گزارشات خروجی در فرمت های مختلفی مانند تهیه کرد.

گزارشات

ارتباط با نرم افزارهای دیگر

برخی از نرم افزار ها قابلیت ارتباط با نرم افزار های دیگر را نیز دارند. برای محاسبه راحت تر حقوق و دستمزد پرسنل می توان نرم افزار حضور و غیاب را به نرم افزار حقوق و دستمزد و نرم افزار حسابداری وصل کرد.

بی نظمی ورود و خروج کارکنان

فرقی نمی کند کسب و کار شما بزرگ باشد یا کوچک، در هر صورت یکی از مشکلات کارفرمایان مقابله با بی نظمی در ورود و خروج کارکنان می باشد. مدیران می خواهند کارکنان تحت مدیریتشان به موقع در حل کار حاضر شوند. اینکار علاوه بر جلوگیری از بی نظمی و آشوب باعث بالا رفتن سطح نظارت بر آنها و اقزایش سطح بهره وری و راندمان در تولید می شود.

مقابله با بی نظمی کارکنان

پایبندی به قوانین و آیین نامه های انضباطی شرکت ها برای تمامی پرسنل ضروری است. نباید در مورد رعایت قوانین بین کارکنان تبعیض قائل شد، این خود می تواند دلیلی بر افزایش نارضایتی کارکنان دیگر و ایجاد بی نظمی های بیشتر در شرکت شود. از فردی که با تاخیر در محل کار خود حاضر شده توضیخ بخواهید اگر توضیحات وی قابل قبول یا موجه بود آن را بپذیرید و در صورت امکان به او کمک کنید. اگر توضیحات وی غیر قابل قبول بود به او تذکر دهید که مسئله حضور و غیاب سر وقت اهمیت زیادی برای سازمان یا شرکت دارد. نادیده گرفتن تاخیر برخی کارکنان بی اهمیت بودن وقت شناسی در شرکت را به آنها می رساند. در مقابل برخورد شدید برای بار اول منطقی نمی باشد.

جریمه تاخیر ورود و خروج

قانون کار به جز کسر مدت عدم حضور در ساعت کاری از حقوق اشخاص جریمه دیگری در نظر نگرفته است. اکثر سازمان ها و شرکت های بزرگ دارای کمیته انضباطی هستند که در نوبت اول اخطار شفاهی، نوبت دوم اخطلر کتبی، نوبت سوم اخطار کتبی و درج در پرونده و در نوبت چهارم موضوع به مدیریت ارجاع داده می شود تا درباره ی ادامه ی همکاری یا قطع همکاری با شخص تصمیم مناسبی گرفته شود. شرکت های خصوصی می توانند قوانین خود را برای جریمه داشته باشند. برخی از آنها مبلغی به اندازه دو یا سه برابر مدت عدم حضور کارکنان از حقوق آنها کسر می کنند. همچنین برخی شرکت ها این مدت زمان را از مرخصی کارکنان کسر می کنند.

جریمه تاخیر

6 دلیل استفاده از سیستم حضور و غیاب

یکی از دغدغه های مدیران سازمان ها و شرکت ها یا هر کسب و کاری نظارت بر عملکرد و ورود و خروج پرسنل می باشد. باید برای هر گونه عملکردی از پرسنل سیاست متناسب برای مقابله با آنها را تعیین کنند. برای همه ی سازمان ها و شرکت ها نمی توان از یک سیاست ثابت برای حضور و غیاب پرسنل استفاده کرد. هر شرکتی باید با توجه به ارزش ها و سیاست های درون سازمانی خود این موارد را تنظیم کند تا حداکثر کارایی را داشته باشند. برای اینکه بتوان برنامه مناسبی ارائه داد گاهی لازم است مدیران خود را جای کارکنان قرار دهند.
ضعف های زیادی وجود دارد که کسب و کارها به حضور و غیاب نیاز پیدا می کنند. در اینجا 6 مورد از آنها را بیان کرده ایم:

نحوه ثبت ساعت ورود و خروج

امروزه استفاده از روش های قدیمی ثبت ورود و خروج مانند استفاده از کاغذ منسوخ شده است. بیشتر سازمان ها و شرکت ها از روش هایی با تکنولوژی بیشتر استفاده می کنند. استفاده از دستگاه های حضور و غیاب برای ثبت تردد فیزیکی، مزایا و معایب زیادی در پی دارد. منظور از ثبت تردد فیزیکی استفاده از کارت، اثرانگشت، تشخیص چهره و … می باشد. ممکن است پرسنل کارت خود را گم کنند یا فراموش کنند که کارت را همراه خود به شرکت بیاورند. حتی در مواقعی ممکن است شخص دیگری به جای شخص کارت بزند. همچنین در برخی مواقع ممکن است دستگاه ها اثرانگشت شخص یا چهره او را تشخیص ندهد. از دیگر مشکلات استفاده از دستگاه ها خراب شدن آنها می باشد. همانطور که می دانید تعمیر دستگاه های سخت افزار به چند روز کاری نیازمند است. در این مدت زمان که دستگاه برای تعمیر فرستاده می شود، برای ثبت ورود و خروج مشکلات زیادی به وجود خواهد آمد. همچنین گاهی تعمیر این دستگاه ها هزینه های زیادی را در پی خواهد داشت.
استفاده از دستگاه های فیزیکی در زمان هایی که برخی کارکنان در ماموریت یا دورکاری هستند و در محل کار اصلی خود حضور ندارند، امکان پذیر نمی باشد. برای ثبت حضور و غیاب این اشخاص بهتر است از نرم افزارهای آنلاین تحت وب یا اپلیکیشن های موبایل استفاده کرد. برای این موارد باید به پرسنل خود اعتماد کامل را داشته باشید.

blank

تاخیر در حضور و شروع کار و غیبت کارکنان

در اکثر ادارات و شرکت ها کارکنان با تاخیر در محل کار خود حاضر می شوند و ورود و خروج آنها با بی نظمی همراه است. تاخیر یا غیبت برخی کارکنان می تواند برنامه های شرکت و حتی دیگر کارکنان را مختل کند. باید آئین نامه های انضباطی دقیقی برای کنترل ورود و خروج کارکنان تدوین شود. همچنین می توان این قوانین را در نرم افزارهای حضور و غیاب پرسنل تعریف نمود. نحوه برخورد با تاخیر یا عدم حضور کارکنان در محل کار بسیار مهم است.

سرقت زمان توسط کارکنان

منظور از سرقت زمان این است که کارکنان در ساعات کاری به کارهای دیگر یا امور شخصی خود بپردازند. یکی از رایج ترین سرقت های زمانی استفاده بیش از حد از شبکه های اجتماعی می باشد. یکی از موارد دیگر سرقت زمانی، ترک زود هنگام محل کار برای صرف ناهار و استراحت یا بازگشت دیر هنگام به محل کار می باشد. برای جلوگیری از رخ دادن چنین وقایعی تدوین خط مشی ها و سیاست های انضباطی در محل کار است. همچنین باید عواقب ناشی از عدم رعایت آنها هم ذکر شود یا به گوش کارکنان برسد. برخی شرکت ها و ادارات در این مورد بسیار سخت گیری می کنند که باعث دلسردی کارکنان نسبت به شغل خود می شود. آئین نامه ها باید به صورت منطقی و دوستانه تدوین شود.

اضافه کاری

برخی سازمان ها و شرکت ها برای پیشبرد اهداف خود یا تحویل به موقع خدمات از اضافه کاری استفاده می کنند. اضافه کاری در بعضی شرکت ها اجباری و در بعضی اختیاری می باشد. البته که تخصیص اضافه کاری باید با توافق طرفین انجام شود. یکی از دغدغه های اصلی مدیران کسب و کارها محاسبه و پرداخت هزینه های مربوط به اضافه کاری است. بنابراین برای جلوگیری از تحمیل هزینه های اضافی به سازمان ها باید سیاست های درست در این زمینه اتخاذ شود.

اضافه کاری

انعطاف در ساعت کاری (شناوری)

به توافق بین کارفرمایان و کارکنان در مورد ساعت شروع و تکمیل ساعات کاری شناوری می گویند. بیشتر شرکت ها و سازمان ها بخصوص سازمان های اداری تمایل دارند ساعت کاری ثابت داشته باشند. مثلا شروع کار شرکت از ساعت 8 صبح و پایان ساعت کاری در ساعت 5 بعد ازظهر باشد. اما در این بین کارکنان تمایل دارند عصر یا شب کار کنند. برای تصمیم گیری در مورد شناوری باید اول تعیین کرد که چه مواردی برای شرکت ها اولویت دارد. برخی شرکت ها می خواهند کارکنان در یک ساعت مشخصی کار کنند و در مقابل برخی شرکت ها استفاده بهینه از توانایی کارکنان اهمیت بیشتری برای آنها دارد. شاید استفاده از شناوری در نگاه اول دشوار بنظر آید اما بعد از استفاده از آن و تعیین ساعات کاری منعطف توانمندی کارکنان و بهره برداری و راندمان کاری را افزایش می دهد.

مرخصی

یکی از مواردی که در همه ی سازمان طبق قانون کار باید در نظر گرفته شود مرخصی می باشد. استفاده از مرخصی میتواند روحیه کاری کارکنان را افزایش دهد و استراحت مفیدی را داشته باشند. استفاده و مدیریت مرخصی گاهی در برخی مشاغل حساس ممکن است دشوار باشد اما با مدیریت درست آن می توان راندمان و بهره وری کارکنان را نیز افزایش داد. برای اطلاعات و آگاهی بیشتر از مرخصی و حقوق و مزایای ان می توانید به مقاله مرخصی موجود در صفحه مقالات همین سایت مراجعه و مطالعه کنید.
مرخصی

خرید نرم افزار حضور و غیاب

برای خرید نرم افزار حضور و غیاب مناسب ابتدا باید تعیین کنید که به چه نوع خدماتی در کسب و کارتان نیاز دارید. در این قسمت به چند نکته مهمی که در خرید نرم افزار باید به آن دقت کنید اشاره می کنیم:

  1. تعداد پرسنل: اگر تعداد پرسنل شما کم باشند می توانید از نرم افزارهای رایگان استفاده کنید. در غیر اینصورت باید نرم افزار های پیشرفته تر زا انتخاب کنید.
  2. تعداد محل کارها: اگر چند محل کار داشته باشید و از دستگاه هم استفاده می کنید باید نرم افزاری را انتخاب کنید که قابلیت جمع آوری داده ها از نقاط مختلف را داشته باشد.
  3. شیفت کاری: یکی از مهمترین دغدغه های مدیران تعریف شیفت های متنوع می باشد. اکثر شرکت ها دارای شیفت های ساده و ثابت هستند. اما برخی از مشاغل هستند که شیفت های پیچیده تری دارند. از طرفی برخی نرم افزارهای حضور و غیاب تنها شیفت های ثابت را پشتیبانی می کنند.
  4. گزارشات: همانطور که گفته شد گزارشات بخش مهمی از نرم افزارها هستند. باید دقت کنید که به چه نوع گزارشی و در چه فرمتی نیاز دارید.
  5. قابلیت اتصال به نرم افزار های دیگر: اگر برای شما علاوه بر بررسی و کنترل تردد پرسنل مواردی همچون محاسبه حقوق و دستمزد و تنخواه گردان یا مواردی دیگر مهم است پس باید به این بخش هم توجه داشته باشید.
  6. اطلاع رسانی: برخی از مدیران نیاز دارند که بتوانند برای کارکنان خود پیام ارسال کنند.
  7. پشتیبانی و خدمات پس از فروش: در بحث ها و ابزارهای نرم افزاری مهمترین بخش پشتیبانی آنها هستند. هزینه های پتیبانی نیز ممکن است با هم فرق داشته باشند.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا