kaghaz

نرم افزار حضور و غیاب

دیگر روزهایی که کارمندان نیاز به پانچ یک زمان سنج سنتی یا پر کردن یک برگه مقاله با ساعات کار روزانه خود دارند، گذشته است. مانند بسیاری دیگر از عملکردهای منابع انسانی، روند ثبت مدت زمان کار هر روز کارمندان دیجیتالی شده است. امروزه نرم افزار حضور و غیاب، هر آنچه را که مشاغل برای ردیابی و مدیریت تمام جنبه های کارمندان خود به آن نیاز دارند، به آنها می دهد. این سیستم ها می توانند زمان ورود و خروج کارمندان در روز را ثبت کنند و برنامه های هفتگی آنها را نشان دهند. همچنین پورتالی برای مدیریت و ثبت درخواست ها از جمله مرخصی ارئه دهند.

سیستم های حضور و غیاب می توانند از طرق مختلف باعث سودآوری کسب و کارها شوند. با وجود انتخاب های بسیار زیاد، تشخیص اینکه کدام یک از آنها متناسب با نیازهای شما است، دشوار خواهد بود. اگر به دنبال سیستم حضور و غیاب هستید، در این مقاله همه موارد در مورد اینکه چه چیزی هستند، چه چیزی ارائه می دهند و نحوه انتخاب یکی از آنها را توضیح می دهیم.

نرم افزار حضور و غیاب چیست

نرم افزار حضور و غیاب به کارمندان این امکان را می دهند تا به صورت الکترونیکی ورود و خروج خود را ثبت کنند. این امکانات عبارتند از: با استفاده از ساعت مچی، کامپیوترهای متصل به اینترنت، دستگاه های تلفن همراه و تلفن. هنگامی که کارمندان ورود و خروج خود را ثبت می کنند داده ها فورا به نرم افزار منتقل می شوند. می توانند آن را به صورت یکپارچه در سیستم های حقوق و دستمزد وارد کنند. این سیستم ها کارهایی فراتر از ردیابی زمان رفت و آمد کارمندان را انجام می دهند. آنها همچنین کارمندان فعال در خارج از محل کار را از طریق لوکیشن کنترل می کنند. میزان مرخصی با حقوق را مدیریت، برنامه هایی برای کارمندان ایجاد می کنند و گزارش های کاری دقیق ارائه می دهند.

اطلاعاتی در مورد اینکه چه کسی در حال کار کردن است ارائه می دهند. همچنین چه کسی دیر شروع به فعالیت کرده و چه کسی به اضافه کاری نزدیک است. سیستم های حضور و غیاب خدمات شخصی را ارائه می دهند که به کارمندان این امکان را می دهد بسیاری از کارهای ردیابی زمان را به تنهایی انجام دهند. از جمله بازبینی ساعات کارکرد خود، برنامه های فعلی و آینده و مرخصی ها. بسیاری از این سیستم ها هم راه حل ابری و هم راه حل سروری دارند. سیستم های سروری در سرورهای موجود در کسب و کار شما ذخیره می شوند. در حالی که سیستم های ابری در اختیار ارائه دهنده سیستم حضور و غیاب قرار دارند و به صورت آنلاین قابل دسترسی هستند.

attendance

مزایا و معایب

بزرگترین مزیت سیستم های دیجیتالی این است که شما را از کارت های ثبت زمان دستی بی نیاز می کند. تمام وقت ها با استفاده از محاسبات انجام شده به صورت الکترونیکی جمع آوری می شوند. این کار احتمال خطا را کاهش داده و شخصی را که مسئول جمع آوری داده ها بود را آزاد می کند. نکته مثبت این سیستم ها این است که تمام زمانی که شما نیاز دارید را در یک برنامه به شما می دهند. این ویژگی مقرون بصرفه می باشد و باعث افزایش بهره وری می شود. بزرگترین اشکال سیستم های ردیابی زمان گران بودن آنها نسبت به روش قدیمی دستی است. در آن کارمندان زمان ورود و خروج خود را یادداشت می کنند یا روی کارت زمانی کاغدی ثبت می کنند.

هزینه ها

ساختار هزینه نرم افزار حضور و غیاب بستگی به این داردکه شما راه حل ابری را انتخاب کرده باشید یا راه حل سروری. سیستم های ابری، هزینه تمدید کمتری دارند در حالی که سیستم های سروری هزینه شارژ بیشتری دارند. در سیستم های سروری گاها شما باید صدها یا هزاران دلار برای نرم افزار، لایسنس، هر کاربر و نصب پرداخت کنید. پس از آن هزینه ای برای خدمات دریافت نمی شود. اکثر سیستم های ابری برای هر کاربر ماهانه یا سالانه هزینه دریافت می کنند. برخی ارائه دهندگان فقط یکبار هزینه نصب و راه اندازی دریافت می کنند. 

انتخاب روش های سنتی برای مدیریت حضور و غیاب ممکن است منجر به هزینه های اضافی مختلفی در عملیات کاری شود. این هزینه ها عبارتند از زمان صرف شده برای محاسبه زمان کاری، هزینه کاغذ ها، هزینه ثبت نام و غیره. نرم افزار رایگان مدیریت حضور و غیاب از هزینه های فوق صرفه جویی می کند.

costs

چالش های کارفرمایان در مدیریت حضور و غیاب

کاهش بهره وری به دلیل مدیریت غیبت ها

حضور نامنظم، مرخصی های طولانی مدت و غیبت های مکرر باعث می شود که شرکت ها در اتمام پروژه مقدار زیادی زمان را از دست بدهند. به دلیل حضور کم کیفیت کار بدتر می شود، کار گروهی آسیب می بیند و بهره وری کاهش می یابد.

اقدامات غیراخلاقی

اقدامات غیراخلاقی مانند حضور زدن به جای دوستان مسائلی است که همیشه تیم منابع انسانی با آن مشکل دارند.

عدم دسترسی به اطلاعات زمانی

عدم توانایی در پرداش اطلاعات واقعی و دریافت گزارشات و تحلیلات دقیق از چالش های اصلی می باشد که کارفرمایان با آن روبرو هستند. بخصوص زمانی که از روش های سنتی مدیریت حضور و غیاب استفاده کنند.

مسئولیت دادن به کارمندان

بدون مدیریت حضور و غیاب کارآمد، شرکت ها نمی تواند یک پروتکل استاندارد برای پاسخگویی به کارمندان در مورد از دست دادن کار، آزادی های ناشایست با گذشت زمان، حضور ضعیف و بی نظمی ارائه دهند.

خطاهای انسانی

کارت های سوراخ دار، ورق های اکسل، قلم و کاغذهای حضور و غیاب با ریسک خطاهای انسانی روبرو می شوند. خطاهای انسانی در برگه های حضور و غیاب می تواند هزینه های سنگینی را برای شرکت ها داشته باشد. ردیابی دستی خطاها منجر به اتلاف بیشتر ساعت کارمندان می شود.

مسائل اجتنباب از ثبت تردد

کارفرمایان ثیت دقیق حضور و غیاب برای تامین نیازهای نظارتی و استانداردهای کار را چالش می دانند. ضبط بی دقتانه و غیرحضوری حضور و غیاب باعث بروز مشکلات دادرسی می شود.

در سیستم های حضور و غیاب به دنبال چه چیزی هستیم

تعداد و تنوع نرم افزار حضور و غیاب در بازار بسیار زیاد می باشد. به همین دلیل ممکن است تشخیص این که کدام سیستم مناسب کسب و کارتان است دشوار به نظر برسد. در هنگام خرید سیستم های حضور و غیاب مواردی وجود دارند که باید به آنها توجه نمایید:

گزینه های انعطاف پذیر ردیابی زمان

به دنبال سیستمی باشید که به کارمندان امکان ثبت ساعات کاری خود به روش های مختلف را بدهد. این روش ها شامل رایانه متصل به اینترنت، تلفن هوشمند، تبلت، تایمر قفل، تلفن یا پیام کوتاه را می باشند.

زمان بندی دقیق

بهترین سیستم حضور و غیاب این اطمینان را می دهد که کارفرمایان بر اساس میزان ساعات کارکرد هر شخص حقوق و دستمزد را پرداخت کنند نه بر اساس زمانی که برنامه ریزی شده است.

پیگیری همه مسائل زمانی

مطمئن شوید سیستمی را انتخاب می کنید که تمام نیازهای مربوط به زمان شما را برطرف کند، نه اینکه فقط به کارمندان اجازه دهد ورود و خروج ثبت کنند. این شامل مدیریت برنامه ها و مرخصی های تمام کارمندان می باشد. به علاوه برای کسب و کارهایی که مبنای کارکرد آنها کار انجام شده در پروژه ها می باشد، سیستمی که دارای ردیابی فعالیت ها است پیشنهاد می شود که مدت زمانی که کارمندان به کار بر روی پروژه پرداختند را ثبت کند.

قابلیت های موبایل

از آنجایی که برخی از کارمندان و مدیران در خارج از شرکت مشغول کار هستند شما به سیستمی نیاز دارید که به موبایل متصل می شود. در هر مکانی قابل دسترس است. این شامل راه حل هایی می شود نه تنها بررسی توانایی ثبت حضور و غیاب کارمندان بلکه ردیابی موقعیت مکانی آنها. بنابراین کارفرمایان می توانند مشاهده کنند که در هر لحظه کاربر مورد نظر در چه مکانی می باشد.

کاربری ساده

به دنبال سیستم هایی باشید که کاربری ساده و راحت تری دارند و اجازه بدهید تا کابران بتوانند خدمات خود را خودشان انجام دهند.

یکپارچگی

سیستمی را انتخاب کنید که با اپلیکیشن و نرم افزاری اکنون شما استفاده می کنید یکپارچگی داشته باشد. این سیستم ها می توانند سیستم های منابع انسانی و حقوق و دستمزد باشند.

هشدارهای فعال

برخی سیستم ها هنگام نزدیک شدن به وقت اضافه کاری یا فراموش کردن ثبت ساعت ورود و خروج اعلان ارسال می کنند. این مورد می تواند برای کنترل کردن هزینه ها مفید باشد.

مدیریت حضور و غیاب در محل با مکان های مختلف

سیستم مدیریت حضور و غیاب به مشاغل شرکتی کمک می کند تا حضور و غیاب کارمندانی که در مکان های مختلف مشغول هستند را مدیریت کنند. به عنوان مثال نرم افزار ردیابی حضور و غیاب برای شرکت هایی که کارمندان آنها به چندین مکان می روند بسیار مهم است. این نرم افزار به چنین کارمندانی اجازه می دهد تا تردد خود را با یک سایت خاص و بدون نیاز به دستگاه بیومتریک ثبت کنند. کارمندان می توانند از هر مکانی با تلفن همراه خود وارد پورتالشان شوند و تردد خود را ثبت کنند. تلفیق GPS اطمینان حاصل می کند که کارمند به محل رسیده است.

branch
تفاوت بین سیستم های حضور و غیاب با ساعت های سنتی و کارت زنی چیست؟

مهم ترین تفاوت آنها در دیجیتالی و خودکار بودن سیستم حضور و غیاب است. روش های قدیمی ساعت های سنتی و کارت زنی نیازمند وارد کردن داده ها در تمام زمینه ها به صورت دستی هستند. در سیستم های حضور و غیاب فقط لازم است که با نرم افزارها همگام شوند. سیستم های حضور و غیاب ساعت ها، کد مشاغل و اطلاعاتی در مورد استراحت ها و مرخصی ها به صورت دیجیتالی ثبت می کنند.

تفاوتی بین سیستم حضور و غیاب و سیستم بیومتریک وجود دارد؟

هر سیستم حضور و غیابی که با ساعت زنی بیومتریک کار می کند سیستم بیومتریک محسوب می شود. تفاوت بسیار کمی بین آنها وجود دارد. سیستم ساعت زنی بیومتریک توسط کسب و کارهایی که اثرانگشت یا تشخیص چهره در نظر دارند مورد استفاده قرار می گیرد. تنها سیستم های حضور و غیابی که از سیستم بیومتریک استفاده نمی کنند روش هایی است که ورود و خروج کارمندان را بر اساس کامپیوتر و موبایل ثبت می کنند. با این وجود، این سیستم ها هم به سمت استفاده از بیومتریک پیش رفته اند. اکثر آنها استفاده از اسکنر اثرانگشت را پیشنهاد داده اند.

چگونه سیستم حضور و غیاب بر روی کارمندان فعال در خارج از شرکت کار می کند؟

یک نرم افزار ردیابی حضور و غیاب می تواند شرکت را قادر به بررسی حضور هر کارمند از راه دور کند. این نتیجه حتی زمانی که کارمندان در خانه کار می کنند باعث بهبود کارایی می شود. سازمان ها از تکنولوژی GPS برای کنترل کردن کارمندان فعال در خارج از شرکت یا دستگاه های موبایل استفاده می کنند. برخی سازمان ها و شرکت ها از شعاع موقعیت جغرافیایی برای محدود کردن مکان هایی که کارمندان در آنجا می توانند ورود و خروج ثبت کنند استفاده می کنند. همچنین سیستم ها می توانند علاوه بر ثبت محل دقیق ورود و خروج از لوکیشن آنلاین برای ردیابی کارمندان در طول روز استفاده کنند.

سیستم های حضور و غیاب چگونه مرخصی های استحقاقی را مدیریت می کنند؟

سیستم های حضور و غیاب مرخصی های استحقاقی را به چند روش مدیریت می کنند. آنها می توانند میزان مرخصی که کارمندان بدست آورده اند یا استفاده کرده اند را پیگیری کنند. این موارد شامل اقلام تعهدی برای زمان بیماری، تعطیلات، سوگواری و هر نوع مرخصی دیگری می شود. برخی سیستم های حضور و غیاب روند درخواست ها و تایید یا رد آنها را کنترل می کنند. این به کارمندان اجازه می دهد تا به طور مستقیم در سیستم درخواست مرخصی کنند. مدیران می توانند این درخواست را رد یا تایید کنند.

چگونه سیستم های حضور و غیاب با سیستم های حقوق و دستمزد ادغام می شوند؟

سیستم های حضور و غیاب بدین شکل که به شما اجازه می دهند تا با زدن یک دکمه تمام اطلاعات مربوط به ورود و خروج را به سیستم های حقوق و دستمزد انتقال دهید با آنها ادغام می شوند.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا