مدیریت حضور و غیاب توسعه سازمانی

10 ترفند مهم برای داشتن مدیریت حضور و غیاب موثر

امروزه دستیابی به یک سیستم مدیریتی کارآمد برای ارزیابی عملکرد کارمندان نقش موثری در بهبود بازدهی شرکت‌ها دارد. نیروی انسانی ستون‌های اصلی یک سازمان هستند که مدیریت صحیح آنها منجر به ارتقای سازمان می‌شود. در این بخش از مقالات تایمزی به معرفی ده ترفند اساسی برای دستیابی به برنامه مدیریت حضور و غیاب پرداخته می‌شود:

• تعهد به مدیریت حضور و غیاب به عنوان یک هدف سازمانی

دیده می‌شود که حتی بهترین برنامه‌های مدیریت حضور غیاب نیز که با دقت بسیاری تدوین شده است، ناکام می‌مانند. در واقع تا زمانی که مدیران ارشد و مدیران میانی احساس تعهد پیدا نکنند، نمی‌توان امیدی به بهبود داشت. بنابراین نخست باید مدیران رده‌های مختلف از هزینه‌هایی که غیبت‌های بیش از حد برای سازمان ایجاد می‌کند، مطلع شوند. تعریف هزینه ها برای کسب سود، تقویت روحیه و کیفیت خدمات بخشی از برنامه توجیه مدیران در خصوص خسارت‌های ناشی از ضعف مدیریتی در حضور و غیاب است. مدیریت حضور و غیاب صحیح نه تنها راهکاری برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها است، بلکه این مفهوم را القا می‌کند که؛ کارمندان صرفا یک نیروی کار ساده نیستند؛ بلکه به عنوان همکارانی ارزشمند در مسیر افزایش بهره‌وری سازمان هستند.

مدیریت حضور و غیاب

• تامین اعتبار مورد نیاز برای طرح بلند مدت

طبیعتا طراحی، تدوین و راه اندازی سیستم مدیریت حضور و غیاب هزینه‌های مختلفی در بر خواهد داشت. این هزینه‌ها باید به طور دقیق پیشبینی و در قالب بودجه‌ی مجزا از سوی شرکت تامین شوند. هزینه خدمات و معاینات پزشکی، آزمایشات و مالیات‌های مرتبط بخشی از اعتبارات لازم برای تحقق اهداف مدیریت حضور غیاب است. همچنین این نکته باید در نظر گرفته شود که آیا شغلی با عنوان مدیر حضور و غیاب نیاز است؟ یا اینکه پرسنل منابع انسانی طرح مدیریتی را به همان شکلی که انتظار می‌رود می‌توانند اجرا کنند؟

• برنامه طراحی شده را توسعه دهید

از افرادی نباشید که با وجود کسب پشتیبانی مدیریتی و حمایت‌های مالی، از طرح دیگری کپی برداری می‌کنند. برنامه‌ی شما باید تماما متناسب با جو و شرایط شرکت شما باشد. اهداف تعیین شده در برنامه مدیریت حضور غیاب کارمندان باید واقع‌بینانه باشد. به بیان ساده‌تر، حضور 100 درصدی کارمندان در محل کار برای همه‌ی اوقات، تا حدودی غیر منطقی است. اما حضور 97 درصدی پرسنل در تمام مدت تا حدی واقع‌بینانه‌تر است. اگرچه همه‌ی این موارد به ماهیت کسب‌وکار شما وابسته است. در واقع تنها زمانی می‌توان یک برنامه مدیریتی را به درستی اجرا کرد که آن را گسترش داد و نواقص آن را برطرف نمود.

• مدیران مناسب را برگزینید

ابتدا منشا و دلیل غیبت‌ها در سازمان شناسایی و مطابق با آن برنامه AMP را طرح ریزی کنید. به عبارتی هرچه جزئیات بیشتری از این موضوع در اختیار داشته باشید، می‌توانید راهکارهای بهتر و کارگشاتری پیشنهاد دهید. برای تدوین برنامه مدیریت حضور غیاب از با انگیزه‌ترین مدیران کمک بگیرید. افرادی که علاوه بر رسیدگی به مسئولیت‌های خود، زمان کافی برای بررسی و طرح برنامه‌ی دیگری را داشته باشند.

موفقیت در برنامه مدیریت حضور و غیاب

• تمام پرسنل را در برنامه جای دهید

برنامه مدیریت حضور غیاب باید برای تمامی پرسنل قابل استفاده باشد تا در نهایت به موفقیت ختم شود. برخورد یکسان با تمامی پرسنل در هر رده‌ی شغلی و با هر مسئولیتی میزان اهمیت این برنامه را نشان می‌دهد.

• اطمینان حاصل کنید که برنامه اجرایی سوء برداشتی ایجاد نمی‌کند

سیاستی که برای مدیریت عملکرد کارکنان و حضور غیاب پرسنل در پیش گرفته‌اید، نباید به مفهوم اجبار کارکنان تلقی شود. به ویژه کارمندان جدید و بدون سابقه کار نباید چنین برداشتی کنند. یکی از فاکتورهای موثر در حضور منظم پرسنل در محل کار، رفاه آنان است. بنابراین سیستم مدیریت حضور غیاب باید بر این مسئله متمرکز باشد. به بیان ساد‌تر، شرکت‌ها باید درک صحیحی از دلایل غیبت کارمندان داشته باشند؛ همچنین راهکارهای مناسبی برای اصلاح و رفع این دلایل و حضور منظم کارمندان پیدا کنند.

• برنامه مدیریت حضور غیاب را برای همه پرسنل معرفی کنید

بسیار مهم است که برنامه طراحی شده نهایی را با تمام کادر سازمان به اشتراک بگذارید. به این ترتیب همه کارمندان فرصت پیدا می‌کنند سوالات خود را مطرح کنند. با چند مثال ساده و مفهومی چگونگی قرار گرفتن پرسنل در برنامه مذکور را توضیح دهید.

معرفی برنامه طراحی شده مدیریت حضور و غیاب

• سیاست های شفافی در مدیریت حضور غیاب ایجاد کنید

برای پیشبرد برنامه‌ی تدوین شده لازم است پرسنل با قوانین و سیاست‌های این طرح آشنا شوند. پیروی تمام کامندان فارغ از منصب و رده‌ی شغلی ضروری بوده و به بهبود بازدهی شرکت کمک می‌کند. این سیاست‌ها باید کارمندان را به گزارش عدم حضور خود پیش از آغاز شیفت کاری ملزم نماید. استفاده از یک نرم افزار حضور غیاب به مدیریت بهتر این مورد کمک می‌کند.

• ایجاد سازگاری برنامه با محیط‌های فردی

اگرچه برنامه‌ی مدیریت حضور و غیاب برای محیط سازمان تدوین می‌شود، اما باید برای هر فرد کاملا سازگار باشد. ممکن است در سازمان فرد یا افرادی حضور داشته باشند که دچار یک بیماری مزمن باشند و گاها دچار بیماری، حمله عصبی و … شوند. طبیعتا این افراد نیاز به استراحت دارند. معمولا نباید برای هر غیبت از این افراد مدارک پزشکی درخواست شود. در عوض از چنین بیمارانی خواسته می‌شود وضعیت پزشکی خود را بروز رسانی کنند.

مدیریت حضور و غیاب توسعه و پیشرفت آن

• فرهنگ شرکت متناسب با ویژگی های کسب و کار خود را تهیه کنید

فرهنگ شرکت به تثبیت برخی رفتارهای مناسب در کارمندان کمک می‌کند. کارمندان باید این واقعیت را درک کنند که غیبت‌های بیش از حد بهره‌وری کسب و کار را تحت تاثیر قرار می‌دهد و این رفتار در طولانی مدت در پیشرفت شغلی آنان هم موثر خواهد بود. زمانی که افرادی بدون توجه به مسئولیت‌های خود غایب می‌شوند، وظایفشان را بر دوش سایر کارمندان حاضر می‌اندازند. در نهایت این امر اعتبار کارفرما را به خطر می‌اندازد.

در ادامه مقالات تایمزی می‌توانید با اصول و راهکارهای ایجاد فرهنگی متناسب با کسب و کار خود آشنا شوید:

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

اسکرول به بالا